Wer in der Schweiz ein Unternehmen gründet oder mit einem bestehenden Betrieb wächst, kommt früher oder später mit der Mehrwertsteuer in Berührung.
Eine typische Frage aus der Praxis lautet:
«Ab welchem Umsatz muss ich mich für die MWST anmelden – und was passiert, wenn ich die Grenze während des Jahres überschreite?»
Oft folgt direkt die nächste Frage:
«Soll ich mich vielleicht schon vorher freiwillig anmelden?»
Die Mehrwertsteuerpflicht hängt nicht allein davon ab, ob ein Unternehmen eine Einzelfirma, GmbH oder AG ist. Entscheidend sind insbesondere die unternehmerische Tätigkeit, die erzielten Umsätze und die Art der erbrachten Leistungen.
Wer die MWST-Pflicht frühzeitig prüft, kann Nachzahlungen und unnötigen administrativen Aufwand vermeiden.
Ab wann ist ein Unternehmen MWST-pflichtig?
Grundsätzlich gilt für Unternehmen in der Schweiz eine Umsatzgrenze von:
CHF 100’000 pro Jahr
Massgebend sind grundsätzlich die im In- und Ausland erzielten Umsätze aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind.
Wird die relevante Umsatzgrenze erreicht oder ist bereits bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit absehbar, dass sie erreicht wird, muss geprüft werden, ob eine obligatorische MWST-Pflicht besteht und eine Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) notwendig ist.
Wichtig ist dabei: Die Grenze von CHF 100’000 bezieht sich nicht einfach auf den Gewinn des Unternehmens.
Entscheidend ist der relevante Umsatz – nicht der Gewinn.
Ein Unternehmen kann somit bereits MWST-pflichtig werden, obwohl nach Abzug von Löhnen, Miete und anderen Kosten nur ein vergleichsweise kleiner Gewinn verbleibt.
Für gewisse Organisationen gelten besondere Grenzen. Bei nicht gewinnstrebigen, ehrenamtlich geführten Sport- und Kulturvereinen sowie bei gemeinnützigen Institutionen liegt die relevante Umsatzgrenze grundsätzlich bei CHF 250’000.
Welche MWST-Sätze gelten in der Schweiz?
Aktuell gelten in der Schweiz drei MWST-Sätze:
Normalsatz: 8,1 %
Dieser gilt für die meisten steuerbaren Lieferungen und Dienstleistungen.
Reduzierter Satz: 2,6 %
Dieser kommt insbesondere bei bestimmten Gütern des täglichen Bedarfs zur Anwendung, beispielsweise bei vielen Lebensmitteln, Medikamenten, Büchern, Zeitungen und Zeitschriften.
Sondersatz für Beherbergungsleistungen: 3,8 %
Dieser gilt insbesondere für Übernachtungen beziehungsweise Beherbergungsleistungen.
Für Unternehmen ist es wichtig, bereits bei der Rechnungsstellung den korrekten Steuersatz anzuwenden. Je nach Geschäftsmodell können innerhalb desselben Unternehmens auch unterschiedliche MWST-Sätze zur Anwendung kommen.
Sind alle Umsätze für die CHF-100’000-Grenze relevant?
Nein.
Genau hier entstehen in der Praxis häufig Missverständnisse.
Nicht jede Einnahme eines Unternehmens wird automatisch gleich behandelt. Das Mehrwertsteuerrecht unterscheidet unter anderem zwischen steuerbaren, von der Steuer befreiten und von der Steuer ausgenommenen Leistungen.
Bestimmte Leistungen aus Bereichen wie Gesundheit, Bildung, Kultur sowie gewisse Immobilienumsätze können beispielsweise von der Steuer ausgenommen sein.
Deshalb sollte bei der Beurteilung der MWST-Pflicht nicht einfach der Gesamtumsatz aus der Erfolgsrechnung genommen und mit CHF 100’000 verglichen werden.
Entscheidend ist, welche Leistungen das Unternehmen erbringt und wie diese mehrwertsteuerlich behandelt werden.
Was gilt bei einer Neugründung?
Auch bei einem neu gegründeten Unternehmen muss die MWST-Pflicht von Anfang an geprüft werden.
Ist bereits bei Aufnahme der Tätigkeit davon auszugehen, dass die massgebende Umsatzgrenze erreicht wird, sollte die Anmeldung nicht erst erfolgen, nachdem tatsächlich CHF 100’000 fakturiert wurden.
Ein Beispiel:
Eine neu gegründete Beratungs-GmbH startet im Januar und verfügt bereits über mehrere laufende Mandate. Aufgrund der abgeschlossenen Verträge ist absehbar, dass im ersten Geschäftsjahr ein relevanter Umsatz von rund CHF 150’000 erzielt wird.
In einer solchen Situation sollte die MWST-Pflicht bereits bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit geprüft und die notwendige Anmeldung entsprechend vorgenommen werden.
Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen lohnt es sich deshalb, die Umsatzentwicklung von Beginn an laufend zu überwachen.
Kann sich ein Unternehmen freiwillig für die MWST anmelden?
Ja.
Auch wenn die massgebende Umsatzgrenze nicht erreicht wird, kann ein Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen auf die Befreiung von der Steuerpflicht verzichten und sich freiwillig im MWST-Register eintragen lassen.
Das kann beispielsweise interessant sein, wenn ein Unternehmen hohe Investitionen tätigt oder viele Leistungen und Waren von anderen MWST-pflichtigen Unternehmen bezieht.
Der Grund dafür ist der Vorsteuerabzug.
Ein MWST-pflichtiges Unternehmen kann die ihm auf geschäftlichen Aufwendungen belastete MWST im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer geltend machen.
Wer beispielsweise Maschinen, IT-Infrastruktur, Einrichtungen oder andere Betriebsmittel anschafft, kann deshalb von einer freiwilligen MWST-Unterstellung profitieren.
Ob dies tatsächlich sinnvoll ist, hängt jedoch vom Geschäftsmodell ab.
Wer hauptsächlich Privatkunden bedient, muss beispielsweise berücksichtigen, dass die MWST entweder zusätzlich auf den bisherigen Preis aufgeschlagen oder aus dem bisherigen Verkaufspreis finanziert werden muss.
Eine freiwillige Anmeldung sollte deshalb nicht allein aufgrund des möglichen Vorsteuerabzugs erfolgen.
Praxisbeispiel: Beratungsunternehmen mit CHF 120’000 Umsatz
Nehmen wir eine Beratungsfirma, die im Geschäftsjahr einen relevanten Umsatz von CHF 120’000 erzielt.
Die Beratungsleistungen unterliegen grundsätzlich dem Normalsatz von 8,1 %.
Da die massgebende Umsatzgrenze von CHF 100’000 erreicht beziehungsweise überschritten wird, muss die MWST-Pflicht geprüft und das Unternehmen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bei der ESTV angemeldet werden.
Ab Eintritt der Steuerpflicht muss das Unternehmen die MWST korrekt abrechnen.
Gleichzeitig kann es grundsätzlich die auf geschäftlichen Aufwendungen bezahlte MWST als Vorsteuer geltend machen.
Hat das Unternehmen beispielsweise Kosten für Software, Computer, Büromaterial, Treuhanddienstleistungen oder andere betriebliche Aufwendungen, kann die darauf bezahlte MWST im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen berücksichtigt werden.
Damit wird ein wichtiger Punkt sichtbar:
Die MWST auf den Einnahmen ist nicht automatisch der Betrag, den das Unternehmen letztlich an die ESTV bezahlen muss.
Bei der effektiven Abrechnung wird grundsätzlich die geschuldete Umsatzsteuer den abzugsfähigen Vorsteuern gegenübergestellt.
Effektive Methode oder Saldosteuersatz?
Nach der Anmeldung stellt sich eine weitere wichtige Frage:
Wie soll die MWST abgerechnet werden?
Für viele Unternehmen kommen insbesondere zwei Methoden infrage.
Effektive Abrechnungsmethode
Bei der effektiven Methode wird die tatsächlich geschuldete MWST auf den Umsätzen berechnet.
Davon werden die abzugsfähigen Vorsteuern auf den geschäftlichen Aufwendungen abgezogen.
Vereinfacht:
MWST auf den Umsätzen – abzugsfähige Vorsteuer = Steuerforderung gegenüber der ESTV
Diese Methode bildet die tatsächlichen Verhältnisse relativ genau ab.
Sie kann insbesondere interessant sein, wenn ein Unternehmen hohe Investitionen oder generell hohe vorsteuerbelastete Kosten hat.
Saldosteuersatzmethode
Die Saldosteuersatzmethode soll die MWST-Abrechnung für kleinere und mittlere Unternehmen vereinfachen.
Dabei muss die Vorsteuer nicht für jede einzelne Ausgabe separat ermittelt und in der MWST-Abrechnung geltend gemacht werden. Stattdessen wird die geschuldete Steuer anhand eines von der ESTV festgelegten Branchensatzes berechnet.
Wichtig ist:
Der Saldosteuersatz ist nicht der Steuersatz, den Sie Ihren Kunden verrechnen.
Auf der Kundenrechnung wird weiterhin der gesetzlich anwendbare MWST-Satz ausgewiesen, beispielsweise 8,1 %.
Für die Berechnung der gegenüber der ESTV geschuldeten Steuer wird dagegen der für die entsprechende Tätigkeit geltende Saldosteuersatz verwendet.
Seit 2025 gelten bei der Saldosteuersatzmethode verschiedene neue Bestimmungen. Unter anderem können Unternehmen mehr als zwei Saldosteuersätze anwenden. Übt ein Unternehmen unterschiedliche Tätigkeiten aus, kann deshalb eine detaillierte Prüfung notwendig sein.
Die Saldosteuersatzmethode kann grundsätzlich angewendet werden, wenn der steuerbare Jahresumsatz inklusive MWST CHF 5,024 Millionen nicht übersteigt und die nach dem massgebenden Saldosteuersatz berechnete jährliche Steuer höchstens CHF 108’000 beträgt.
Welche Methode günstiger beziehungsweise zweckmässiger ist, hängt insbesondere von der Branche, der Kostenstruktur und den Investitionen des Unternehmens ab.
Vereinbart oder vereinnahmt: Wann wird die MWST abgerechnet?
Neben der eigentlichen Abrechnungsmethode muss auch berücksichtigt werden, wann Umsätze und Vorsteuern in der MWST-Abrechnung erfasst werden.
Grundsätzlich wird zwischen der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten und der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten unterschieden.
Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten ist grundsätzlich die Rechnungsstellung beziehungsweise der Rechnungseingang relevant.
Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten richtet sich die Abrechnung dagegen grundsätzlich nach dem tatsächlichen Zahlungseingang beziehungsweise der Zahlung.
Die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten muss entsprechend beantragt beziehungsweise von der ESTV bewilligt werden.
Welche Variante administrativ besser zum Unternehmen passt, hängt unter anderem von der Buchhaltung und den Zahlungsfristen ab.
Typische Fehler bei der MWST
In der Praxis begegnen uns einige Fehler besonders häufig.
Die CHF-100’000-Grenze wird mit dem Gewinn verwechselt:
Für die Beurteilung der Steuerpflicht ist grundsätzlich der relevante Umsatz entscheidend und nicht der Unternehmensgewinn.
Die Anmeldung erfolgt zu spät:
Wer die Umsatzentwicklung nicht überwacht, bemerkt möglicherweise erst beim Jahresabschluss, dass die Voraussetzungen für eine MWST-Pflicht bereits erfüllt waren. Dadurch können nachträgliche Korrekturen und Steuerforderungen entstehen.
Jeder Umsatz wird gleich behandelt:
Nicht jede Einnahme unterliegt automatisch der MWST. Steuerbare, steuerbefreite und von der Steuer ausgenommene Leistungen müssen korrekt unterschieden werden.
Der falsche MWST-Satz wird verrechnet:
Je nach Leistung können 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % zur Anwendung kommen.
Saldosteuersatz und Kundensteuersatz werden verwechselt:
Der Saldosteuersatz dient der vereinfachten Berechnung gegenüber der ESTV. Auf der Kundenrechnung wird dagegen der gesetzlich anwendbare MWST-Satz ausgewiesen.
Die freiwillige Unterstellung wird nicht geprüft:
Gerade bei hohen Anfangsinvestitionen kann eine freiwillige MWST-Anmeldung interessant sein. Sie sollte jedoch immer anhand des konkreten Geschäftsmodells beurteilt werden.
Auslandumsätze werden ignoriert:
Bei der Beurteilung der Steuerpflicht können auch im Ausland erbrachte Leistungen relevant sein. Gleichzeitig gelten bei grenzüberschreitenden Leistungen besondere Regeln zum Ort der Leistung und zur steuerlichen Behandlung.
Worauf sollten Unternehmen besonders achten?
Die MWST sollte nicht erst beim Jahresabschluss zum Thema werden.
Gerade bei Neugründungen und wachsenden Unternehmen empfiehlt es sich, die Umsatzentwicklung laufend zu überwachen.
Besonders wichtig sind folgende Fragen:
Wie hoch ist der für die MWST-Pflicht relevante Umsatz?
Welche Leistungen sind steuerbar, steuerbefreit oder von der Steuer ausgenommen?
Welcher MWST-Satz gilt für die einzelnen Leistungen?
Ist eine freiwillige Unterstellung sinnvoll?
Ist die effektive Methode oder die Saldosteuersatzmethode besser geeignet?
Soll nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten abgerechnet werden?
Werden auch grenzüberschreitende Leistungen korrekt behandelt?
Diese Punkte sollten idealerweise geklärt werden, bevor Rechnungen mit einer falschen MWST-Behandlung ausgestellt werden.
Fazit: Die MWST-Pflicht frühzeitig prüfen
Die Umsatzgrenze von CHF 100’000 ist für viele Unternehmen der zentrale Ausgangspunkt bei der Frage nach der MWST-Pflicht.
Die Umsatzgrenze allein reicht für eine korrekte Beurteilung jedoch nicht aus.
Entscheidend ist unter anderem, welche Leistungen erbracht werden, wo diese erbracht werden und wie sie mehrwertsteuerlich qualifiziert werden.
Auch Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze sollten prüfen, ob eine freiwillige MWST-Unterstellung sinnvoll sein könnte – insbesondere bei grösseren Investitionen oder hohen vorsteuerbelasteten Aufwendungen.
Nach der Anmeldung stellt sich zudem die Frage nach der geeigneten Abrechnungsmethode. Die effektive Methode und die Saldosteuersatzmethode können je nach Branche, Kostenstruktur und Investitionen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.
Wer die MWST frühzeitig in die Finanz- und Unternehmensplanung einbezieht, reduziert das Risiko von Nachzahlungen und kann gleichzeitig die vorhandenen Gestaltungsmöglichkeiten sinnvoll nutzen.
Welche Lösung geeignet ist, hängt immer von der individuellen Situation ab. Insbesondere Geschäftsmodell, Umsatzstruktur, Kundenkreis, Investitionen, Auslandgeschäft und Art der erbrachten Leistungen können die MWST-Behandlung wesentlich beeinflussen. Die genannten Beispiele dienen deshalb der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.
Carlino Trust unterstützt Sie gerne dabei, Ihre MWST-Pflicht zu prüfen, die passende Abrechnungsmethode zu wählen und Ihre MWST-Abrechnung korrekt und effizient aufzusetzen.