Geschäftsfahrzeug, Handy, Arbeitszimmer oder Geschäftsessen: Welche Ausgaben dürfen Selbständige und GmbHs in der Schweiz steuerlich geltend machen? Ein Überblick mit konkreten Praxisbeispielen.
Wer selbständig arbeitet oder eine eigene GmbH führt, hat zahlreiche laufende Ausgaben. Doch nicht jede Zahlung vom Geschäftskonto ist automatisch ein steuerlich abzugsfähiger Geschäftsaufwand.
Entscheidend ist grundsätzlich, ob die Ausgabe geschäftsmässig begründet ist. Gleichzeitig wird es dort besonders interessant, wo sich geschäftliche und private Nutzung überschneiden – etwa beim Auto, Smartphone oder Arbeitszimmer.
In diesem Beitrag zeigen wir, welche typischen Geschäftskosten grundsätzlich abzugsfähig sein können, wo Privatanteile berücksichtigt werden müssen und worauf Selbständige und Inhaber einer GmbH achten sollten.
1. Der Grundsatz: Geschäftlich oder privat?
Eine einfache Frage hilft bei der ersten Einordnung:
Ist die Ausgabe durch die geschäftliche Tätigkeit begründet?
Bei einer GmbH gehören beispielsweise Verwaltungsaufwand, Material- und Warenkosten, Personalkosten, Sozialleistungen, geschäftsmässig begründete Abschreibungen und verschiedene weitere betriebliche Aufwendungen grundsätzlich zum geschäftsmässig begründeten Aufwand. ESTV
Bei Selbständigen gilt ebenfalls eine klare Trennung zwischen Geschäfts- und Privataufwand.
Problematisch sind deshalb weniger die eindeutigen Fälle als Ausgaben mit gemischter Nutzung.
Ein Laptop, der ausschliesslich für die Arbeit verwendet wird, ist relativ eindeutig. Ein Smartphone, das gleichzeitig privat genutzt wird, muss differenzierter betrachtet werden.
Praxisregel: Je stärker eine Ausgabe auch privaten Charakter hat, desto wichtiger sind eine nachvollziehbare Aufteilung und saubere Dokumentation.
2. Geschäftsfahrzeug: Auto abziehen – aber Privatnutzung berücksichtigen
Ein Fahrzeug kann einen erheblichen Teil der Geschäftskosten ausmachen.
Wird das Fahrzeug geschäftlich benötigt, können damit zusammenhängende Kosten grundsätzlich geschäftlich relevant sein. Dazu können beispielsweise Leasing beziehungsweise Abschreibungen, Versicherungen, Service und Reparaturen oder Treibstoff gehören.
Wird ein Geschäftsfahrzeug jedoch ebenfalls privat genutzt, kann nicht einfach die gesamte Nutzung als rein geschäftlich behandelt werden.
Für Geschäftsfahrzeuge bestehen deshalb Regeln zur Berücksichtigung des Privatanteils. Bei der pauschalen Berechnung beträgt der Ansatz seit 2022 0,9 % des Fahrzeugkaufpreises pro Monat; auch die ESTV verweist im Bereich der Mehrwertsteuer auf diesen Ansatz. ESTV
Beispiel
Eine GmbH stellt ihrem Inhaber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung. Das Auto wird für Kundenbesuche und andere geschäftliche Fahrten eingesetzt, steht dem Inhaber aber auch privat zur Verfügung.
Die betrieblichen Fahrzeugkosten laufen über die GmbH. Gleichzeitig muss die private Nutzung steuerlich korrekt berücksichtigt werden.
Bei Fahrzeugen lohnt es sich deshalb besonders, die konkrete Situation bereits bei der Anschaffung beziehungsweise beim Leasing sauber festzulegen.
3. Handy, Internet und Computer
Smartphone, Internetanschluss, Laptop, Bildschirm oder Software gehören heute für viele Unternehmen zur normalen Infrastruktur.
Werden solche Leistungen ausschliesslich geschäftlich genutzt, ist die Einordnung meist unkompliziert.
Häufig besteht jedoch eine gemischte Nutzung.
Beispiel
Eine selbständige Beraterin kauft einen Laptop, den sie praktisch ausschliesslich für Kundenprojekte, Buchhaltung und geschäftliche Korrespondenz verwendet.
Der geschäftliche Zusammenhang ist klar.
Anders sieht es beim privaten Mobiltelefon aus, das gleichzeitig intensiv für geschäftliche Telefonate genutzt wird. Hier sollte der geschäftliche Anteil nachvollziehbar sein und eine private Mitbenutzung entsprechend berücksichtigt werden.
Eine saubere Trennung – beispielsweise mit separaten geschäftlichen Verträgen oder Geräten – kann die Buchhaltung deutlich vereinfachen.
4. Arbeitszimmer und Homeoffice
Gerade bei Selbständigen stellt sich häufig die Frage:
Kann ich einen Teil meiner Wohnung als Geschäftsaufwand abziehen?
Das ist nicht pauschal mit Ja oder Nein zu beantworten.
Entscheidend sind unter anderem die tatsächliche geschäftliche Nutzung, die räumliche Situation und die konkreten Umstände. Ein klar abgegrenzter Raum, der tatsächlich als Büro verwendet wird, ist anders zu beurteilen als der gelegentliche Laptop am Küchentisch.
Auch bei einer GmbH sollte nicht einfach ein beliebiger Anteil der privaten Wohnung als Geschäftsaufwand verbucht werden.
Beispiel
Ein selbständiger Grafiker verfügt in seiner Wohnung über ein separates Zimmer, das dauerhaft als Büro eingerichtet ist und für seine berufliche Tätigkeit genutzt wird.
Hier besteht ein wesentlich stärkerer geschäftlicher Zusammenhang als bei einem Wohnzimmer, das gelegentlich zum Arbeiten verwendet wird.
Gerade beim Arbeitszimmer können zudem kantonale Praxis und individuelle Verhältnisse eine Rolle spielen. Die konkrete Abzugsfähigkeit sollte deshalb im Einzelfall geprüft werden.
5. Weiterbildung und Fachliteratur
Weiterbildungen können ebenfalls geschäftlich begründet sein.
Bei einer GmbH zählt die ESTV insbesondere Kosten für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung des eigenen Personals zum geschäftsmässig begründeten Aufwand. ESTV
Typische Beispiele können sein:
- berufsspezifische Kurse und Seminare,
- Fachliteratur und Fachzeitschriften,
- beruflich relevante Schulungen,
- bestimmte Kongresse oder Fachveranstaltungen.
Entscheidend ist wiederum der Zusammenhang mit der beruflichen beziehungsweise unternehmerischen Tätigkeit.
Ein Fachkurs zur Mehrwertsteuer für eine im Finanzbereich tätige Person lässt sich beispielsweise deutlich einfacher geschäftlich begründen als eine Weiterbildung, die keinerlei Bezug zur ausgeübten Tätigkeit aufweist.
6. Geschäftsessen: Der Geschäftszweck zählt
Auch Geschäftsessen können geschäftlich begründete Kosten darstellen.
Ein Abendessen mit Freunden wird jedoch nicht dadurch zum Geschäftsaufwand, dass die Rechnung mit der Firmenkarte bezahlt wird.
Es sollte ein nachvollziehbarer geschäftlicher Anlass bestehen – beispielsweise ein Treffen mit einem Kunden oder Geschäftspartner.
Praxis-Tipp
Bei solchen Belegen empfiehlt es sich, direkt festzuhalten:
Mit wem fand das Essen statt und aus welchem geschäftlichen Anlass?
Diese kleine Zusatzinformation kann später wesentlich hilfreicher sein als ein Restaurantbeleg ohne weiteren Kontext.
7. Reisen, Hotels und Veranstaltungen
Geschäftlich notwendige Reise- und Übernachtungskosten können ebenfalls Geschäftsaufwand darstellen.
Dazu können je nach Situation beispielsweise gehören:
- Bahn- und Flugtickets,
- Hotels,
- Fahrten zu Kunden,
- Messebesuche,
- Kongresse und Fachveranstaltungen.
Auch hier gilt: Private Bestandteile gehören nicht in den Geschäftsaufwand.
Wer beispielsweise eine Geschäftsreise um mehrere private Ferientage verlängert, sollte geschäftliche und private Kosten sauber voneinander trennen.
8. Versicherungen, Treuhand und weitere laufende Kosten
Neben den auffälligen Positionen gibt es zahlreiche klassische Betriebsausgaben.
Dazu können beispielsweise gehören:
Treuhand und Buchhaltung
Kosten für Buchführung, Jahresabschluss, Steuerberatung oder weitere professionelle Dienstleistungen.
Geschäftsversicherungen
Versicherungen, die mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.
Software und Abonnemente
Buchhaltungssoftware, Cloud-Dienste, branchenspezifische Programme und andere geschäftlich benötigte Anwendungen.
Marketing und Website
Website, Onlinewerbung, Drucksachen, Geschäftsausstattung oder andere Marketingmassnahmen.
Miete und Geschäftsräume
Kosten für Büro-, Praxis-, Lager- oder andere betrieblich genutzte Räumlichkeiten.
Personalaufwand
Bei einer GmbH gehören Löhne, Gehälter, Sozialleistungen und gesetzlich vorgeschriebene Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich zum geschäftsmässig begründeten Aufwand. ESTV
9. Einzelfirma und GmbH: Ein wichtiger Unterschied
Die Grundidee des geschäftlich begründeten Aufwands ist ähnlich. Trotzdem darf die rechtliche Struktur nicht vergessen werden.
Bei einer Einzelfirma sind die selbständige Person und das Unternehmen rechtlich nicht zwei vollständig getrennte Personen. Geschäftliche und private Vorgänge müssen in der Buchhaltung trotzdem sauber auseinandergehalten werden.
Eine GmbH hingegen ist eine eigene juristische Person.
Das bedeutet insbesondere: Das Geld der GmbH ist nicht einfach das Privatvermögen des Gesellschafters.
Private Ausgaben sollten deshalb nicht ohne Weiteres von der GmbH übernommen und als Geschäftsaufwand behandelt werden. Leistungen einer Gesellschaft an Beteiligte, die geschäftlich nicht begründet sind beziehungsweise einem Drittvergleich nicht standhalten, können steuerlich korrigiert werden. ESTV
Die Trennung zwischen Gesellschaft und Privatperson ist deshalb bei einer GmbH besonders wichtig.
10. Belege und Dokumentation nicht unterschätzen
Ein Aufwand sollte nicht nur geschäftlich begründet sein – er sollte auch nachvollziehbar dokumentiert werden können.
Eine ordentliche Buchhaltung mit Rechnungen, Quittungen und ergänzenden Informationen ist deshalb zentral. Auch bei MWST-Kontrollen verlangt die ESTV je nach Fall unter anderem Buchhaltungen, Kontenblätter, Kunden- und Lieferantenrechnungen, Leasingverträge und Berechnungen von Privatanteilen. ESTV
Digitale Belegablage macht dies heute wesentlich einfacher.
Bei Ausgaben mit möglichem Privatanteil empfiehlt es sich zudem, die gewählte Aufteilung nachvollziehbar festzuhalten.
Fazit
Selbständige und GmbHs können zahlreiche Kosten steuerlich berücksichtigen. Entscheidend ist aber nicht, von welchem Konto eine Rechnung bezahlt wurde, sondern ob ein ausreichender geschäftlicher Zusammenhang besteht.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Ausgaben, die sowohl geschäftlich als auch privat genutzt werden können – insbesondere Fahrzeuge, Smartphones, Internet, Arbeitszimmer, Reisen und Verpflegung.
Wer Geschäfts- und Privataufwand von Anfang an sauber trennt und seine Belege ordentlich dokumentiert, vereinfacht nicht nur die Steuerdeklaration, sondern schafft gleichzeitig eine zuverlässigere Buchhaltung.
Bei Zweifelsfällen lohnt es sich, die konkrete Situation zu prüfen, bevor eine private Ausgabe als Geschäftsaufwand verbucht wird. Gerade bei gemischter Nutzung können die tatsächlichen Verhältnisse und die steuerliche Praxis entscheidend sein.