Viele Unternehmen starten als Einzelfirma. Mit zunehmendem Umsatz, höheren Risiken oder wachsenden Zukunftsplänen stellt sich jedoch irgendwann die Frage: Ist die Einzelfirma noch die passende Rechtsform – oder wäre eine GmbH sinnvoller?
Die Einzelfirma ist für den Start in die Selbstständigkeit häufig eine gute Wahl. Sie lässt sich vergleichsweise einfach gründen, benötigt kein gesetzliches Mindestkapital und verursacht wenig administrativen Aufwand. Genau diese Einfachheit macht sie für viele Unternehmerinnen und Unternehmer attraktiv.
Mit dem Unternehmen verändern sich jedoch auch die Anforderungen. Die Haftung gewinnt an Bedeutung, Mitarbeitende kommen hinzu, Gewinne steigen oder eine spätere Nachfolge wird zum Thema. Dann lohnt es sich, die Rechtsform neu zu beurteilen.
Der wichtigste Unterschied: Unternehmen und Privatperson werden getrennt
Bei einer Einzelfirma sind Unternehmen und Inhaber rechtlich eng miteinander verbunden. Die Inhaberin oder der Inhaber trägt das unternehmerische Risiko persönlich. Geschäftliche Verpflichtungen können deshalb grundsätzlich auch das Privatvermögen betreffen.
Eine GmbH ist dagegen eine eigenständige juristische Person. Grundsätzlich haftet für ihre Verbindlichkeiten das Gesellschaftsvermögen. Sind die Stammanteile vollständig einbezahlt, besteht für die Gesellschafter grundsätzlich keine persönliche Haftung; vorbehalten bleiben insbesondere statutarische Nachschusspflichten und persönliche Verantwortlichkeiten.
Gerade wenn ein Unternehmen wächst, grössere Verträge eingeht, Mitarbeitende beschäftigt oder höhere finanzielle Verpflichtungen übernimmt, kann diese Trennung ein wesentlicher Grund für einen Rechtsformwechsel sein.
Die GmbH beseitigt unternehmerische Risiken nicht – sie trennt sie aber grundsätzlich stärker vom privaten Vermögen.
Steuern: Eine GmbH ist nicht automatisch günstiger
Einer der häufigsten Gründe für den Wechsel ist die Hoffnung auf eine tiefere Steuerbelastung. So einfach ist die Rechnung allerdings nicht.
Bei einer Einzelfirma wird der Geschäftsgewinn der Inhaberin oder dem Inhaber zugerechnet und zusammen mit dem übrigen Einkommen als Einkommen einer natürlichen Person besteuert.
Bei einer GmbH findet dagegen eine Trennung statt: Die Gesellschaft versteuert ihren Gewinn und ihr Kapital selbst. Die Inhaberin oder der Inhaber erhält beispielsweise einen Lohn und gegebenenfalls Dividenden. Lohn wird als persönliches Einkommen besteuert und ist für die GmbH grundsätzlich Geschäftsaufwand; ausgeschüttete Gewinne können auf Ebene der Gesellschaft und anschliessend beim Gesellschafter steuerlich belastet werden. Man spricht dabei von einer wirtschaftlichen Doppelbelastung.
Ob eine GmbH steuerlich vorteilhafter ist, hängt deshalb unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Höhe und Entwicklung des Unternehmensgewinns
- benötigtem privaten Einkommen
- Verhältnis zwischen Lohn, im Unternehmen verbleibendem Gewinn und allfälligen Ausschüttungen
- Wohn- und Unternehmenssitz
- Vorsorgesituation
- persönlicher Vermögens- und Einkommenssituation
Eine allgemeine Aussage wie „Ab CHF 100’000 Gewinn lohnt sich eine GmbH“ greift deshalb zu kurz. Ein konkreter Steuer- und Sozialversicherungsvergleich ist wesentlich aussagekräftiger.
Sozialversicherungen verändern sich grundlegend
Dieser Punkt wird beim Rechtsformwechsel häufig unterschätzt.
Inhaber einer Einzelfirma gelten sozialversicherungsrechtlich grundsätzlich als Selbstständigerwerbende. Sie rechnen ihre AHV-, IV- und EO-Beiträge direkt mit der Ausgleichskasse ab. Selbstständigerwerbende sind zudem nicht obligatorisch gegen Arbeitslosigkeit und Unfall versichert und unterstehen nicht automatisch der obligatorischen beruflichen Vorsorge.
Bei einer GmbH verändert sich die Situation: Wer in seiner eigenen GmbH arbeitet und einen Lohn bezieht, gilt sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmer der eigenen Gesellschaft. Damit gelten grundsätzlich die entsprechenden Sozialversicherungspflichten eines Arbeitgebers und Arbeitnehmers.
Das führt zwar zu mehr Administration und teilweise zusätzlichen Kosten, kann gleichzeitig aber den Vorsorge- und Versicherungsschutz strukturierter gestalten.
Wer beim Start in die Selbstständigkeit Gelder aus der beruflichen Vorsorge bezogen hat, sollte die Situation besonders sorgfältig prüfen. Eine spätere Umwandlung in eine GmbH führt nach Angaben des KMU-Portals nicht automatisch zu einer Rückzahlungspflicht dieser Gelder; die konkreten steuerlichen Folgen sollten jedoch vorab abgeklärt werden.
CHF 20’000 Stammkapital – aber das Geld ist nicht einfach „weg“
Für eine Einzelfirma ist kein gesetzliches Mindestkapital vorgeschrieben. Eine GmbH benötigt dagegen ein Stammkapital von mindestens CHF 20’000, das bei der Gründung vollständig liberiert werden muss. Die Einlage kann grundsätzlich in Geld oder unter entsprechenden Voraussetzungen als Sacheinlage erfolgen.
Wichtig ist dabei ein häufiges Missverständnis: Die CHF 20’000 sind nicht einfach eine Gebühr für die Gründung.
Nach der Gründung steht das Kapital der GmbH im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit zur Verfügung. Es gehört dann allerdings der Gesellschaft und nicht mehr privat den Gesellschaftern.
Hinzu kommen Gründungs- und Beratungskosten sowie die öffentliche Beurkundung und der Handelsregistereintrag. Auch die laufende Administration einer GmbH ist umfangreicher als bei einer Einzelfirma.
Wachstum verändert die Anforderungen
Nicht nur Steuern und Haftung sprechen für eine Überprüfung der Rechtsform.
Eine GmbH kann sinnvoll werden, wenn das Unternehmen zunehmend unabhängig von der Person des Gründers auftreten soll. Sie besitzt eine eigene Rechtspersönlichkeit und ermöglicht die Beteiligung weiterer Gesellschafter über Stammanteile.
Das kann beispielsweise relevant werden, wenn:
Mitarbeitende eingestellt werden.
Mit zunehmender Unternehmensgrösse steigen Verantwortung, Versicherungsfragen und organisatorische Anforderungen.
Weitere Personen beteiligt werden sollen.
Bei einer GmbH können mehrere Gesellschafter am Unternehmen beteiligt werden.
Grössere Verträge oder Investitionen anstehen.
Mit steigenden finanziellen Verpflichtungen gewinnt die Trennung zwischen Privat- und Geschäftsvermögen an Bedeutung.
Eine Nachfolge vorbereitet werden soll.
Eine Einzelfirma ist unmittelbar an ihre Inhaberin oder ihren Inhaber gebunden. Bei einer GmbH können dagegen Stammanteile übertragen werden, was eine spätere Nachfolge strukturierbarer machen kann.
Das Unternehmen nach aussen eigenständiger auftreten soll.
Gerade bei wachsendem Geschäftsvolumen kann eine Kapitalgesellschaft gegenüber Geschäftspartnern, Banken oder potenziellen Investoren eine klarere Unternehmensstruktur vermitteln. Das ist allerdings kein rechtlicher Qualitätsnachweis und sollte nicht der alleinige Grund für einen Wechsel sein.
Wie funktioniert die Umwandlung?
Der Wechsel sollte nicht einfach als Schliessung der Einzelfirma und anschliessende Neugründung einer GmbH verstanden werden.
Je nach Ausgangslage können Aktiven und Passiven des bestehenden Unternehmens in die neue Kapitalgesellschaft eingebracht beziehungsweise übertragen werden. Dabei müssen insbesondere Buchwerte, stille Reserven, Verträge, Mehrwertsteuer, Mitarbeitende und mögliche Steuerfolgen berücksichtigt werden.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Übertragung eines Einzelunternehmens auf eine Kapitalgesellschaft steuerneutral erfolgen. Dafür müssen jedoch gesetzliche Bedingungen eingehalten werden; unter anderem können Sperrfristen relevant werden.
Gerade bei einem bereits etablierten Unternehmen sollte die Umwandlung deshalb vor der Umsetzung steuerlich und rechtlich geplant werden.
Wann spricht vieles für eine GmbH?
Es gibt keine einzelne Kennzahl, ab der die GmbH automatisch die bessere Rechtsform ist. In der Praxis verdichten sich die Argumente jedoch, wenn mehrere Entwicklungen gleichzeitig auftreten:
Das Geschäftsrisiko steigt.
Je grösser Aufträge, Verpflichtungen und mögliche Haftungsrisiken werden, desto wichtiger kann die Trennung von Privat- und Geschäftsvermögen werden.
Das Unternehmen erwirtschaftet nachhaltig höhere Gewinne.
Dann lohnt sich eine konkrete Gegenüberstellung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belastung.
Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende oder wächst organisatorisch.
Eine klarere gesellschaftsrechtliche Struktur kann mit zunehmender Grösse sinnvoll sein.
Gewinne sollen teilweise im Unternehmen verbleiben.
Die eigenständige Besteuerung der GmbH eröffnet andere Möglichkeiten bei der finanziellen Planung als bei einer Einzelfirma.
Neue Gesellschafter oder eine Nachfolge werden zum Thema.
Dann bietet die GmbH eine Struktur, in der Beteiligungen klar definiert werden können.
Was Sie vor einem Wechsel prüfen sollten
Vor einer Umwandlung lohnt sich eine Gesamtrechnung. Nicht nur die Steuerbelastung sollte verglichen werden.
Insbesondere sollten Steuern, AHV und weitere Sozialversicherungen, berufliche Vorsorge, gewünschter Unternehmerlohn, Haftungsrisiken, Stammkapital, administrative Mehrkosten sowie die zukünftige Entwicklung des Unternehmens gemeinsam betrachtet werden.
Denn eine GmbH ist nicht grundsätzlich besser als eine Einzelfirma. Sie ist schlicht eine andere Unternehmensstruktur – mit anderen Vorteilen, Pflichten und Kosten.
Der richtige Zeitpunkt ist individuell
Für eine junge selbstständige Tätigkeit mit überschaubaren Risiken kann die Einzelfirma weiterhin die passende und effiziente Rechtsform sein. Entwickelt sich daraus jedoch ein grösseres Unternehmen, verändern sich die Rahmenbedingungen.
Dann sollte die Frage nicht lauten:
„Ab welchem Umsatz brauche ich eine GmbH?“
Sondern vielmehr:
„Passt die heutige Rechtsform noch zu meinem Unternehmen und zu meinen zukünftigen Plänen?“
Genau diese Frage lässt sich nur anhand der konkreten Zahlen und der persönlichen Situation beantworten.
Carlino Trust unterstützt Sie bei der Beurteilung Ihrer Rechtsform und beim Wechsel von der Einzelfirma zur GmbH. Gemeinsam vergleichen wir steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen, beurteilen die bestehende Unternehmensstruktur und planen die nächsten Schritte.
Für ein persönliches Erstgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.